l Decreto Semplificazioni ha previsto la proroga al 30 giugno 2012 per il termine entro il quale le società che non hanno ancora provveduto, possono comunicare il loro indirizzo di posta elettronica certificata alla Camera di Commercio. L’adempimento trova quindi una ulteriore proroga dopo i chiarimenti del Ministero dello Sviluppo Economico che, nella circolare n. 224402 del 2011, aveva indicato l’opportunità alla Camere di commercio di astenersi dall’applicare le sanzioni a società e soggetti che non abbiano provveduto alla comunicazione nei termini e di considerare come corretto anche l’adempimento tardivo.

Il D.L. n. 185/2008 ha reso obbligatorio il possesso della Posta Elettronica Certificata (“PEC”) per le Società ed i Professionisti. Il termine per procedere all’adempimento ed alla relativa comunicazione presso la Camera di Commercio competente è stato ulteriormente prorogato dal Decreto Semplificazioni dopo che il termine era stato inizialmente fissato al 29 novembre 2011 dal predetto D.L..

Tenuto conto che, in base ai dati pubblicati, una quota prevalente dei soggetti sottoposti all’adempimento non aveva ancora provveduto, il legislatore, intervenuto da ultimo nel c.d. Decreto Semplificazioni, ha fissato la nuova scadenza al 30 Giugno 2012.

L’adempimento e la relativa scadenza

Il nuovo termine per il deposito della PEC presso il Registro delle Imprese stabilito dal Decreto Semplificazioni (“Decreto”) consentirà alle aziende di gestire l’adempimento entro il (nuovo) termine del 30 giugno 2012. Tale previsione è stata inserita nel Decreto nel Consiglio dei Ministri del 24.02.2012.

Sotto tale profilo, si rileva che il Ministero dello Sviluppo economico aveva in precedenza informato le Camere di Commercio della difficoltà incontrata dai gestori del sistema PEC nel far fronte alle richieste di nuovi indirizzi in prossimità della prima (ed originaria) scadenza prevista per il 29 novembre 2011. Di conseguenza, era stato chiarito che chi non comunicava il proprio indirizzo anche dopo tale scadenza non sarebbe dovuto essere soggetto a sanzione. Per il Ministero, infatti, si trattava di una situazione di oggettiva difficoltà, generalizzata e transitoria.

In particolare, il Decreto ha previsto che per la comunicazione della PEC, le imprese costituite in forma societaria che, alla data di entrata in vigore del Decreto, non hanno ancora indicato il proprio indirizzo di posta elettronica certificate, provvedono a tale comunicazione entro il suindicato termine del 30 giugno 2012.

Occorre ricordare che per le società costituite dopo il 29 novembre 2008 era già obbligatorio indicare un indirizzo di PEC in sede di costituzione societaria. Tale obbligo peraltro rimane. È quindi solo per le società iscritte prima di tale data al Registro imprese fatto obbligo di comunicare, entro il 30 giugno 2012, regolarizzando la propria posizione, il nuovo indirizzo di PEC basato su tecnologie certifichino la data e l’ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse.

Il Ministero dello Sviluppo Economico si era occupato della questione ed aveva pubblicato nel corso del 2011 la circolare n. 224402 in cui si segnalava alla Camera di commercio di non applicare le sanzioni a società e soggetti che non abbiano provveduto alla comunicazione nei termini e di considerare come corretto l’adempimento anche se effettuato tardivamente.

La comunicazione della PEC va effettuata dal legale rappresentante dell’impresa, per via telematica, secondo le modalità previste per le comunicazioni al Registro delle imprese (cioè attraverso la procedura di “Comunicazione Unica”, mediante l’indicazione nel riquadro 5 del modello S2, nei soli campi relativi all’indirizzo di posta elettronica certificata). Il professionista incaricato può presentare la comunicazione PEC dichiarando nelle note di essere stato incaricato dai legali rappresentanti della società e di essere regolarmente iscritto nel relativo Albo, “nel caso in cui il dispositivo di firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del certificato di ruolo”.

Si precisa che la prima iscrizione della PEC come le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Le società che devono iscrivere la PEC nel registro delle imprese possono procurarsela richiedendola ad uno dei gestori autorizzati. L’elenco può essere consultato all’indirizzo internet «http://www.digitpa.gov.it/pecelencogestori».

Ambito di applicazione

È opportuno segnalare, infine, che attraverso la PEC l’azienda può comunicare, tra gli altri, con:

1. tutti i soggetti che hanno una casella PEC;
2. la Pubblica Amministrazione;
3. l’INPS che a richiesta invierà sulla PEC aziendale gli attestati dei certificati di malattia dei dipendenti.

Gli atti interessati alla posta elettronica certificata possono, infatti, suddividersi nelle seguenti categorie: atti con la pubblica amministrazione, tra cui quella tributaria; atti compiuti nell’ambito di un processo civile, penale, amministrativo o tributario; atti compiuti fra soggetti di diritto privato. La domanda e la consegna, fra i contribuenti e l’amministrazione finanziaria dello Stato, di attestazioni e certificazioni, nonché l’inoltro di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l’esecuzione di versamenti fiscali, possono avvenire per PEC o tramite gli altri servizi telematici predisposti dall’amministrazione finanziaria (art. 38, comma 4, del D.L. n. 78 del 2010).

L’indicazione della PEC è obbligatoria negli atti d’impugnazione (appello, ricorso per revocazione), e negli atti di costituzione nel relativo giudizio. L’equiparazione della PEC alle notificazioni per mezzo della posta attribuisce al messaggio anche il requisito della «data certa» (art. 2704 cod. civ.: «la data della scrittura privata .. non … autenticata … non è certa … riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui … si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento»). Peraltro, per effetto delle recenti disposizioni, la mancata indicazione della PEC (e del codice fiscale della parte) comporta l’aumento del contributo unificato di giustizia in misura pari alla metà.

In ambito societario si rammenta che l’art. 2366 del codice civile prevede, per le società non quotate («che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio»), che lo statuto può «consentire la convocazione mediante avviso comunicato ai soci con mezzi che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea». Accanto alla raccomandata postale (ma la spedizione otto giorni prima rischia di pervenire dopo la data dell’assemblea), è ovviamente ammissibile l’uso della PEC. Se lo statuto contiene simile clausola, è anche opportuno che lo stesso faccia carico ai soci di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, da iscrivere nel libro dei soci. La disposizione, valida per la società per azioni, si può applicare alle società a responsabilità limitata, data l’equiparazione della PEC alla notificazione per posta menzionata dall’art. 2479-bis, comma 1, cc., e può essere estesa alle società non commerciali (cooperative e di mutua assicurazione).

Sanzioni

Con riferimento agli aspetti sanzionatori, l’omissione della comunicazione al Registro delle Imprese dell’indirizzo della casella PEC è assoggettata a sanzione amministrativa ai sensi dell’art. 2630 del Codice Civile, attraverso la sanzione amministrativa pecuniaria da € 206 a € 2.065 prevista, in termini generali, da chiunque essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società od in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese.

Le sanzioni sono state ridotte alla metà dalla L. n. 180/2011 e pertanto la sanzione amministrativa pecuniaria va da € 103 Euro a € 1.032, con ulteriore riduzione di un terzo laddove la inadempienza fosse corretta entro trenta giorni dopo la scadenza stabilita per legge, ossia, a seguito della pubblicazione del Decreto, successivamente al 30 giugno 2012